Zarządzanie procesowe – czym jest i jakie są jego zalety?

Czy w Twojej firmie te same błędy powtarzają się w kółko? Czy pracownicy tracą czas wykonania zadań na szukanie informacji, które powinny być na wyciągnięcie ręki? Może zauważyłeś, że różne komórki organizacyjne robią dokładnie to samo, nie wiedząc nic o sobie nawzajem? Taki chaos organizacyjny to nie przypadek, to efekt przestarzałego sposobu zarządzania organizacją. Niska efektywność pracy, brak odpowiedzialności i bariery między działami sprawiają, że Twoje przedsiębiorstwo pracuje znacznie poniżej swoich możliwości.

Transformacja ze struktury funkcjonalnej na podejście procesowe to nie moda, ale rynkowa konieczność. Firmy, które tego nie rozumieją, tracą przewagę konkurencyjną na rzecz tych, które przestawiły się z zarządzania ludźmi na zarządzanie przepływem pracy. Właściwe zarządzanie procesami, to sposób na uporządkowanie chaosu i budowanie przewidywanego sukcesu.

Czym jest zarządzanie procesowe? Definicja i istota

Zarządzanie procesami biznesowymi to podejście systemowe do zarządzania, w którym firma jest traktowana jako zbiór powiązanych ze sobą procesów, a nie oddzielnych komórek organizacyjnych. Każdy proces to logicznie połączone działania, które są często obsługiwane całymi sekwencjami czynności. To ma jeden nadrzędny cel: dostarczenie wartości klientowi, zarówno zewnętrznemu, jak i wewnętrznemu.

Kluczowym elementem zarządzania procesowego jest orientacja na kliencie oraz spełnienie jego kluczowych wymagań. Nie pytamy „co robi dział X”, tylko „jak przepływa wartość dodana przez organizację, aby zaspokoić potrzeby odbiorcy”. To zmiana perspektywy z pionowej na poziomą, która przebija tradycyjne granice działowe.

Najważniejsze jest zrozumienie, że efektywne zarządzanie procesami to nie jednorazowy projekt, ale kultura procesowa oparta na ciągłym doskonaleniu. Łańcuch wartości w organizacji wymaga stałej uwagi i optymalizacji procesów, dlatego mówimy o filozofii, a nie akcji naprawczej. Badania na polskich przedsiębiorstwach potwierdzają, że organizacje w pierwszej kolejności koncentrują się na doskonaleniu procesów i dostosowywaniu ich do zmian dyktowanych przez otoczenie rynkowe.

Organizacja funkcjonalna vs. procesowa – koniec z silosami

Tradycyjna struktura organizacyjna opiera się na pionowym podziale, a dokładnie na działy funkcyjne: sprzedaż, marketing, produkcja, finanse, IT. Każdy dział funkcjonuje w swoim silosie kompetencyjnym, ma własne cele i priorytety. Problem? 

Bariery między działami powodują brak przepływu informacji, dublowanie zadań i rozmyta odpowiedzialność. Nikt nie czuje się odpowiedzialny za całość, każdy pilnuje tylko „swojego kawałka”.

Organizacja procesowa zmienia zasady gry. Silosy organizacyjne zostają przełamane przez procesy, które biegną w poprzek struktury. Teraz wszyscy patrzą w tym samym kierunku – na klienta i wartość, którą dla niego tworzą. Dział przestaje być głównym punktem odniesienia, a staje się nim realizacja procesu, rozwój produktu lub usługi. 

Kluczowe zalety zarządzania procesowego – co zyska Twoja firma?

Przejście na efektywne zarządzanie procesami przynosi wymierne korzyści w trzech kluczowych obszarach.

Korzyści finansowe

Redukcja kosztów to pierwsza rzecz, którą zauważysz. Eliminacja marnotrawstwa tego, co w metodyce Lean nazywamy Muda, oznacza mniej zbędnych działań, krótsze oczekiwania i szybsze procesy. 

Optymalizacja kosztów operacyjnych następuje naturalnie, gdy widzisz całość przepływu , potrafisz zidentyfikować wąskie gardła. Efektywność operacyjna przekłada się wprost na zwrot z inwestycji.

Korzyści operacyjne

Skrócenie czasu realizacji to druga kluczowa zmiana. Właściwa optymalizacja procesów biznesowych eliminuje przestoje i niepotrzebne kroki. Standaryzacja działań zapewnia powtarzalną jakość – niezależnie od tego, kto wykonuje pracę. Czas wprowadzania produktów na rynek skraca się dramatycznie. Zwiększenie satysfakcji klienta to naturalny efekt szybszej obsługi. 

Skalowanie biznesu staje się możliwe, bo wiesz dokładnie, jak powtórzyć sukces na podstawie najlepszych praktyk.

Korzyści zarządcze

1. Transparentność procesów daje Ci kontrolę i przewagę konkurencyjną. Wreszcie wiesz, co dzieje się w firmie na każdym etapie.
2. Poprawa jakości usług wynika z faktu, że mierzysz to, co ważne.
3. Zarządzanie oparte na danych, a nie intuicji, to fundament nowoczesnej organizacji.
4. Monitorowanie przebiegu pracy pozwala na szybkie reagowanie i wprowadzenie niezbędnych korekt.

Cykl życia zarządzania procesami – jak wdrażać zmiany krok po kroku?

Skuteczne wdrożenie wymaga systematycznego podejścia w zakresie zarządzania procesowego. Cykl życia procesu składa się z czterech kluczowych etapów.

1. Mapowanie i analiza procesów (AS-IS)

Pierwszym krokiem jest zrozumienie, jak działa firma dzisiaj. Mapowanie procesów polega na dokumentowaniu rzeczywistego przebiegu pracy – nie tego, jak powinno być według procedur, ale jak jest faktycznie. Analiza przepływu pracy ujawnia problemy: gdzie tracisz czas, gdzie dublują się zadania, gdzie brakuje informacji. Ta identyfikacja obecnych procesów tworzy architekturę procesów biznesowych – mapę całej organizacji. Regularne spotkania z pracownikami w poszczególnych obszarach pozwalają na dokładne zrozumienie rzeczywistości.

2. Modelowanie TO-BE i optymalizacja

Drugi etap to projektowanie docelowego stanu. Modelowanie nowych procesów w wersji TO-BE wymaga kreatywności i znajomości dobrych praktyk. Tutaj przydają się metodyki jak Lean Management czy Six Sigma. Optymalizowanie procesów może oznaczać drobne poprawki lub głębokie przekształcenie – reengineering. Rezultatem tych działań jest stworzenie księgi procesów. To dokument pokazujący, jak firma będzie działać, uwzględniający główny cel organizacji.

3. Wdrożenie zmian

Trzeci etap to wprowadzenie nowych rozwiązań w życie. Wymaga zarządzania zmianą w organizacji, szkoleń pracowników i komunikacji. Pracownicy muszą rozwijać umiejętności niezbędne do realizacji procesu według nowych standardów. To moment, gdy teoria spotyka się z praktyką w firmie. Profesjonalne doradztwo biznesowe może znacząco zwiększyć skuteczność wdrożenia, szczególnie gdy doradztwo biznesowe dla małych firm jest dostosowane do specyfiki przedsiębiorstwa.

4. Monitorowanie i kontrola

Ostatni etap to ciągłe doskonalenie procesów według cyklu Deminga. Planowanie, wdrażanie, sprawdzanie, poprawianie –  i od nowa. Filozofia Kaizen zakłada małe, systematyczne ulepszenia, które w dłuższej perspektywie dają spektakularne efekty. 

Nadzorowanie przebiegu procesów oraz ocena ich wydajności to kluczowe elementy tej fazy.

Rola Właściciela Procesu i mierniki efektywności

Kluczem do sukcesu jest jasny podział odpowiedzialności. Właściciel procesu to osoba odpowiedzialna za jego wyniki od początku do końca – niezależnie od tego, przez ile działów ten proces przebiega. To on dba o zarządzanie jakością i powtarzalność wyników. Przejrzystość struktury organizacyjnej rośnie, gdy każdy wie, kto ponosi odpowiedzialność za konkretny obszar.

Drugim filarem jest mierzalność. Zasada jest prosta: nie da się zarządzać czymś, czego się nie mierzy. Dlatego każdy proces wymaga zdefiniowania mierników efektywności – wskaźników, które pokazują jego wydajność, jakość i koszty. 

Zarządzanie jakością opiera się właśnie na systematycznym pomiarze i analizie wskaźników, które pozwalają podejmować świadome decyzje. Ocena efektywności procesu powinna obejmować zarówno aspekty czasowe, jak i kosztowe oraz jakościowe, aby zapewnić holistyczne spojrzenie na osiągnięcia organizacji.

Narzędzia, metodyki i automatyzacja procesów biznesowych

Skuteczne zarządzanie procesami wymaga odpowiednich narzędzi i standardów. Zagadnienia technologiczne mają największy wpływ na możliwości usprawniania procesów w szczególności w kontekście cyfryzacji.

Język modelowania i techniki analizy

Notacja BPMN to uniwersalny język opisywania procesów. Modelowanie w tej notacji zapewnia, że wszyscy – od analityka po managera, rozumieją mapę procesu tak samo. To standard międzynarodowy, który eliminuje błędy interpretacyjne. Analiza procesów wymaga też stosowania różnych technik identyfikacji problemów i możliwości poprawy.

Metodyki usprawniania

• Lean Management – wywodzący się z systemu produkcyjnego Toyoty eliminuje marnotrawstwo
• Six Sigma – redukuje zmienność i poprawia jakość poprzez redukcji defektów
• Kaizen – filozofia małych, ciągłych ulepszeń zaangażowaniem całego zespołu

Te metodyki są wykładane między innymi na uniwersytetach ekonomicznych, pomagają zidentyfikować, co naprawdę wymaga poprawy, a które aspekty automatyzować. 

Systemy wspierające i rozwiązania IT

Systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPMS) zarządzają wykonaniem procesów w czasie rzeczywistym. Automatyzacja, workflow i elektroniczny obieg dokumentów przyspieszają pracę i eliminują błędy. Technologia idzie krok dalej, automatyzując rutynowe zadania. Integracja systemów  ERP, CRM i innych – tworzy spójny ekosystem, gdzie dane przepływają bez ręcznego przepisywania. Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań i innowacji technologicznych to dziś standard w praktyce zarządzania.

Dlaczego warto postawić na zarządzanie procesowe?

Zarządzanie procesowe to fundament nowoczesnego biznesu. To sposób na zbudowanie organizacji, która działa efektywnie, przewidywalnie i potrafi szybko reagować na zmiany rynkowe. Przewaga konkurencyjna dziś nie wynika z posiadania najlepszych ludzi, ale z najlepszej organizacji pracy i zarządzania zasobami.

Ciągłe doskonalenie i kultura procesowa budują zwinność biznesową,  tę właściwość organizacji, którą w świecie Agile nazywamy Business Agility. Transformacja cyfrowa firmy to nie tylko kupno nowych systemów,  to zmiana sposobu myślenia o pracy, strategii rozwoju i zarządzaniu wiedzą.

Właściwe planowanie, wdrażanie i doskonalenie procesów biznesowych to droga do osiągnięcia trwałej skuteczności operacyjnej. Firmy procesowe są elastyczne, skalowalne i gotowe na przyszłość. Jeśli zastanawiasz się, kiedy warto skorzystać z usług doradcy biznesowego, to doskonały punkt wyjścia. Pytanie brzmi: czy Twoja organizacja jest wśród nich?

Źródła:

• Bitkowska, A. (2020). Zarządzanie procesowe z wykorzystaniem wiedzy w polskich przedsiębiorstwach. Przegląd Organizacji, nr 1, s. 21-29. DOI: 10.33141/po.2020.01.02. Dostępne online: https://przegladorganizacji.pl/artykul/2020/10.33141po.2020.01.02
• Nowosielski, S. (red.). Podstawy zarządzania procesami. Publikacja naukowa. Open ICM – Otwarte Repozytoria Instytucji Naukowych. ISBN nieznany. Dostępne online: https://open.icm.edu.pl/items/b11d1c94-e02b-436c-b940-b33b89c876c3